Portal del Empleado
“El Portal del Empleado es un concepto que supone la puerta de entrada para la gestión de los Recursos Humanos de las corporaciones mediante la tecnología”.
Sus objetivos son rentabilizar al máximo la eficiencia operativa y la productividad del empleado, reducir la complejidad de las tareas diarias y obtener una reducción, aproximadamente de un 15%, del tiempo de la administración de personal en sus aspectos más burocráticos.
En resumen: mejorar la relación entre el empleado y la empresa.
El portal facilita enormemente la compartición de información entre los distintos empleados de una empresa, de ahí su relación con la Gestión del Conocimiento, actuando como catalizador del flujo de información a través de la pirámide que constituye el organigrama empresarial.
Un portal (según una encuesta de Gartner Group) debe proporcionar una mejora de la distribución de la información, la promoción del trabajo colaborativo y la capacidad de integración con otras aplicaciones.
Sus virtudes deberían ser, básicamente, las siguientes: una buena gestión de contenidos, de servicios y de aplicaciones, capacidades de búsqueda, personalización, seguridad, Work Flow, integración de aplicaciones, servicios colaborativos, escalabilidad, extensibilidad, internacionalización.
El Portal del Empleado de Conektia tiene dos orientaciones:
- Humana: es una herramienta de, para y por las personas que van a utilizarla en el día a día; implicando un diseño cómodo, sencillo, ágil, así como una estructura que optimice el aprovechamiento de los recursos e informaciones residentes.
- Empresarial: mediante la creación de valor añadido para la organización en su relación con su personal, mediante la mejora y facilidad de acceso a la información más relevante para cada profesional.
Objetivos prioritarios del portal:
- Comunicación directa, personalizada y confidencial con los clientes (internos y/o externos).
- Hacer más fluidas y mejorar las relaciones ínter departamentales.
- Automatizar procesos administrativos.
- Descentralizar partes burocráticas de las funciones de gestión de Recursos Humanos.
- Flexibilizar la capacitación del trabajador.
- Implantar más ágilmente políticas de RR.HH.
- Crear el hábito en el uso de la tecnología Web e Internet entre los empleados.
Aplicaciones prácticas del portal:
- Proporcionar la información disponible autorizada o facilitar un Work Flow de trabajo asociado.
- Autoservicio, incluyendo manual del empleado, cambios de domicilio, nupcialidad, natalidad / adopción, anticipos, datos fiscales, cambio cuentas cobro nómina, plan de pensiones, datos económicos periodificados, documentación, buzón de sugerencias, solicitud de vacaciones y permisos, condiciones y beneficios personales, etc.
- Prestaciones de servicios: formación (catálogo de cursos, disponibilidad, fechas, contenidos, preinscripción) y en caso de e-learning puede acceder al contenido de las sesiones del curso desde su puesto de trabajo, selección, puestos y posiciones disponibles, encuestas, etc.
- Evaluación del personal en forma individualizada y personalizada, objetivos, metas, evaluaciones 360, encuestas de clima organizativo.
Entre los efectos más inmediatos y significativos que provoca el portal podemos hablar de:
- Refuerzo de la función de Recursos Humanos.
- Mejora en la gestión y eficiencia organizativa.
- Reducción de costes asociados a la provisión de servicios.
- Mejora en la consistencia, calidad y utilidad de la información.
- Mejora en la satisfacción del “cliente” (Empleado).
- Más información directa para los Responsables (managers).
- Descentralizar las acciones y demandas al punto donde se producen.
- Responsabilizar a los mandos intermedios de sus decisiones.
- Integrar a todo el personal en la gestión de los RR.HH.
- Favorecer la conciliación de la vida laboral con la familiar.
GPCN tiene tres visiones del portal que ofrecen diferentes opciones estándar y parametrizables para facilitar la accesibilidad a cada organización. Cada nivel absorbe las prestaciones del anterior:
PORTAL EXPRESS (Información personal, recibos, certificados, histórico económico)
PORTAL ADVANCED (todo el Express más solicitudes de vacaciones, modificaciones fiscales, etc.)
PORTAL ENTERPRISE (todo lo que contempla Advanced más RR.HH.)
Descentralice las operativas rutinarias del departamento de RR.HH.
Implique en la función de RR.HH tanto al empleado como a su superior.
Proporcione información general y facilite evaluaciones, encuestas, etc.
Elimine el papel y contribuya al medio ambiente.
